Hoe maak ik een commerciële factuur (commercial invoice)?

Indien u een zending buiten de Europese Unie wilt verzenden dient u een commerciële factuur bij de zending te voegen. Zonder dit document kan een vervoerder de zending niet aanmelden bij de douane en de douane het inklaringsproces niet voldoen. 

Om u beter van dienst te kunnen zijn kunt u ervoor kiezen de commerciële factuur automatisch mee aan te laten maken in de boeking. We vragen u hiervoor te kiezen in stap 1. Alle onderstaande onderdelen worden nu automatisch gevraagd gedurende de boeking. U kunt er ook voor kiezen een eigen commerciële factuur te maken en mee te sturen; let er dan op dat minimaal de hieronder benoemde gegevens vermeld zijn.

Let op: een commerciële factuur dient altijd digitaal ingevuld te worden en mag niet handgeschreven zijn. Uitzondering hierop is 'Name en Signature', 'Company and Job Title' en Date'.

 

Sender Address

  • Naam en adres van de verzender zoals vermeld op het verzendlabel
  • Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de verzender

Receiver Address

  • Naam en adres van de ontvanger zoals vermeld op het verzendlabel
  • Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de ontvanger

Delivery Address (if different from receiver)

Mocht het afleveradres anders zijn dan opgegeven onder ‘Receiver Address’, dan vul onder ‘Delivery Address’ de volgende gegevens in:

  • Naam en adres van de ontvanger zoals vermeld op het verzendlabel
  • Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de ontvanger

Invoice Information

  • Invoice Number of PO Number (indien van toepassing, dit is een nummer uit u eigen administratie)
  • Shipping Date, deze is vermeld op het verzendlabel
  • Consignment Number, dit is het tracking nummer dat vermeld is op het verzendlabel
  • Currency, dit is de valuta die aangehouden wordt voor alle bedragen die ingevuld worden
  • Reason for Export, de reden waarom de zending wordt verstuurd:
    • Sale
    • Gift
    • Return
    • Sample
  • Sender VAT Number/EORI Number, BTW en EORI nummer van de verzender (u dus)
  • Receiver VAT Number/EORI Number, BTW en EORI nummer van de ontvanger

Shipment Information

  • Total Colli, hoeveel pakketten en/of pallets in de zending verstuurd worden
  • Total Weight Shipment (KG), het totale gewicht van uw zending aan in kilo’s
  • Incoterms, deze geeft aan wie verantwoordelijk is voor de betaling van de invoerrechten en BTW die berekend wordt door de douane. Meest gekozen:
    • DDU (Delivery Duty Unpaid): de ontvanger betaalt de invoerrechten en BTW
    • DDP (Delivery Duty Paid): de verzender betaalt de invoerrechten en BTW
    • Let op! Als u DDP selecteert zal zowel het label als de invoice deze gegevens moeten hebben, neem hiervoor contact met ons op via 088088 3939.
  • Description of Goods, exacte omschrijving van de goederen die verstuurd worden in de zending
  • Quantity of Units, het aantal producten dat in de zending verscheept worden
  • Unit Weight(KG), het gewicht per product dat in de zending verscheept wordt
  • Unit Value, de waarde per product dat in de zending verscheept wordt
  • HS Code, de goederencode waaronder het product valt dat je opgegeven hebt. Deze is te vinden via deze link: HS Code
  • Country of Origin, het land van oorsprong waar het product gemaakt is
  • Total Unit Weight(KG), het totale gewicht van het opgegeven product
  • Total Unit Value, de totale waarde van het opgegeven product
  • The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of …. Origin, hier vermeld u het land van oorsprong voor de opgegeven producten in
  • Total Shipment Value, de totale waarde van de zending
  • Discount, hier vermeld u de kortingen (indien van toepassing)
  • Subtotal, hier vermeld u de totale waarde minus de discount
  • Shipping costs, hier vermeld u de transportkosten, mocht dit van toepassing zijn voor de ontvanger
  • Insurance costs, hier vermeld u de verzekeringskosten mocht dit van toepassing zijn voor de ontvanger
  • Other costs, hier vermeld u de overige kosten mocht dit van toepassing zijn voor de ontvanger
  • Total declared Value, hier vermeld u het totaal van de hier boven genoemde waardes en kosten minus de discount

Signature

Hier zet u als verzender uw naam en handtekening, samen met de bedrijfsnaam en de functie titel bij het genoemde bedrijf en de datum van ondertekenen. 

 

Als alle gegevens compleet zijn kunt u de invoice 5 maal afdrukken. U mag 4 kopieën in een doculop op de zending bevestigen en een kopie klaarleggen en meegeven aan de chauffeur. Het is raadzaam, indien u meerdere pakketten in één zending verstuurd om op elk pakket 1 kopie te bevestigen.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 2
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen