Indien u een zending buiten de Europese Unie wilt verzenden dient u een commerciële factuur bij de zending te voegen. Zonder dit document kan een vervoerder de zending niet aanmelden bij de douane en de douane het inklaringsproces niet voldoen.
Om u beter van dienst te kunnen zijn kunt u ervoor kiezen de commerciële factuur automatisch mee aan te laten maken in de boeking. We vragen u hiervoor te kiezen in stap 1. Alle onderstaande onderdelen worden nu automatisch gevraagd gedurende de boeking. U kunt er ook voor kiezen een eigen commerciële factuur te maken en mee te sturen; let er dan op dat minimaal de hieronder benoemde gegevens vermeld zijn.
Let op: een commerciële factuur dient altijd digitaal ingevuld te worden en mag niet handgeschreven zijn. Uitzondering hierop is 'Name en Signature', 'Company and Job Title' en Date'.
Sender Address
- Naam en adres van de verzender zoals vermeld op het verzendlabel
- Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de verzender
Receiver Address
- Naam en adres van de ontvanger zoals vermeld op het verzendlabel
- Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de ontvanger
Delivery Address (if different from receiver)
Mocht het afleveradres anders zijn dan opgegeven onder ‘Receiver Address’, dan vul onder ‘Delivery Address’ de volgende gegevens in:
- Naam en adres van de ontvanger zoals vermeld op het verzendlabel
- Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de ontvanger
Invoice Information
- Invoice Number of PO Number (indien van toepassing, dit is een nummer uit u eigen administratie)
- Shipping Date, deze is vermeld op het verzendlabel
- Consignment Number, dit is het tracking nummer dat vermeld is op het verzendlabel
- Currency, dit is de valuta die aangehouden wordt voor alle bedragen die ingevuld worden
- Reason for Export, de reden waarom de zending wordt verstuurd:
- Sale
- Gift
- Return
- Sample
- Sender VAT Number/EORI Number, BTW en EORI nummer van de verzender (u dus)
- Receiver VAT Number/EORI Number, BTW en EORI nummer van de ontvanger
Shipment Information
- Total Colli, hoeveel pakketten en/of pallets in de zending verstuurd worden
- Total Weight Shipment (KG), het totale gewicht van uw zending aan in kilo’s
- Incoterms, deze geeft aan wie verantwoordelijk is voor de betaling van de invoerrechten en BTW die berekend wordt door de douane. Meest gekozen:
- DDU (Delivery Duty Unpaid): de ontvanger betaalt de invoerrechten en BTW
- DDP (Delivery Duty Paid): de verzender betaalt de invoerrechten en BTW
- Let op! Als u DDP selecteert zal zowel het label als de invoice deze gegevens moeten hebben, neem hiervoor contact met ons op via 088088 3939.
- Description of Goods, exacte omschrijving van de goederen die verstuurd worden in de zending
- Quantity of Units, het aantal producten dat in de zending verscheept worden
- Unit Weight(KG), het gewicht per product dat in de zending verscheept wordt
- Unit Value, de waarde per product dat in de zending verscheept wordt
- HS Code, de goederencode waaronder het product valt dat je opgegeven hebt. Deze is te vinden via deze link: HS Code
- Country of Origin, het land van oorsprong waar het product gemaakt is
- Total Unit Weight(KG), het totale gewicht van het opgegeven product
- Total Unit Value, de totale waarde van het opgegeven product
- The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of …. Origin, hier vermeld u het land van oorsprong voor de opgegeven producten in
- Total Shipment Value, de totale waarde van de zending
- Discount, hier vermeld u de kortingen (indien van toepassing)
- Subtotal, hier vermeld u de totale waarde minus de discount
- Shipping costs, hier vermeld u de transportkosten, mocht dit van toepassing zijn voor de ontvanger
- Insurance costs, hier vermeld u de verzekeringskosten mocht dit van toepassing zijn voor de ontvanger
- Other costs, hier vermeld u de overige kosten mocht dit van toepassing zijn voor de ontvanger
- Total declared Value, hier vermeld u het totaal van de hier boven genoemde waardes en kosten minus de discount
Signature
Hier zet u als verzender uw naam en handtekening, samen met de bedrijfsnaam en de functie titel bij het genoemde bedrijf en de datum van ondertekenen.
Als alle gegevens compleet zijn kunt u de invoice 5 maal afdrukken. U mag 4 kopieën in een doculop op de zending bevestigen en een kopie klaarleggen en meegeven aan de chauffeur. Het is raadzaam, indien u meerdere pakketten in één zending verstuurd om op elk pakket 1 kopie te bevestigen.