Hoe maak ik een commerciële factuur (commercial invoice)?

Indien u een zending buiten de Europese Unie wilt verzenden, dient u een commerciële factuur bij de zending te voegen. Zonder dit document kan een vervoerder de zending niet aanmelden bij de douane en kan de douane het inklaringsproces niet voldoen. 

Om u te helpen kunt u ervoor kiezen de commerciële factuur automatisch aan te laten maken bij het boeken van uw zending. U kunt hiervoor kiezen in stap 1 in het boekingsproces. Alle (verplichte) onderstaande onderdelen worden nu automatisch gevraagd gedurende de boeking. U kunt er ook voor kiezen een eigen commerciële factuur te maken en mee te sturen. Let er dan op dat minimaal de hieronder benoemde (verplichte) gegevens vermeld zijn.

Sender Address

  • Naam en adres van de verzender zoals vermeld op het verzendlabel
  • Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de verzender

Receiver Address

  • Naam en adres van de ontvanger zoals vermeld op het verzendlabel
  • Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de ontvanger

Delivery Address (if different from receiver)

Mocht het afleveradres anders zijn dan opgegeven onder ‘Receiver Address’, vul dan onder ‘Delivery Address’ de volgende gegevens in:

  • Naam en adres van de ontvanger zoals vermeld op het verzendlabel;
  • Contactpersoon en het telefoonnummer + e-mailadres van de ontvanger.

Invoice Information

  • Invoice Number of PO Number, factuurnummer of aankoopnummer, indien van toepassing (dit is een nummer uit uw eigen administratie)
  • Shipping Date, datum van verzending, deze is vermeld op het verzendlabel
  • Consignment Number, het trackingnummer/zendingsnummer dat vermeld is op het verzendlabel
  • Currency, de valuta die aangehouden wordt voor alle bedragen die ingevuld worden
  • Reason for Export, de reden waarom de zending wordt verstuurd:
    • Sale;
    • Gift;
    • Return;
    • Sample.
  • Sender VAT Number/EORI Number, BTW en EORI nummer van de verzender (u dus)
  • Receiver VAT Number/EORI Number, BTW en EORI nummer van de ontvanger

Shipment Information

  • Total Colli, hoeveel pakketten en/of pallets in de zending verstuurd worden
  • Total Weight Shipment (KG), het totale gewicht van uw zending in kilo’s
  • Incoterms, deze geven aan wie verantwoordelijk is voor de betaling van de invoerrechten en BTW die berekend wordt door de douane. 
    • DAP (Delivery At Place): de ontvanger betaalt de invoerrechten en BTW
    • DDP (Delivery Duty Paid): de verzender betaalt de invoerrechten en BTW
      Let op! Verzendlabels worden bij ons standaard met DAP aangemaakt, als u DDP selecteert zal ook de zending DDP aangemaakt moeten worden en heeft u dus een ander label nodig. Neem contact op om een zending DDP te versturen.
  • Description of Goods, uitgebreide en concrete omschrijving van de goederen die verstuurd worden
  • Quantity of Units, het aantal producten dat in de zending verstuurd wordt
  • Unit Weight(KG), het gewicht per product dat in de zending verstuurd wordt
  • Unit Value, de waarde per product dat in de zending verstuurd wordt
  • HS Code, de goederencode waaronder het product valt dat is opgegeven, deze kunt u via de link HS Code vinden
  • Country of Origin, het land van oorsprong waar het product gemaakt is
  • Total Unit Weight(KG), het totale gewicht van het opgegeven product
  • Total Unit Value, de totale waarde van het opgegeven product
  • The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of …. Origin, hier vermeldt u het land van oorsprong van de opgegeven producten
  • Total Shipment Value, de totale waarde van de zending
  • Discount, de korting indien van toepassing
  • Subtotal, de totale waarde minus de discount
  • Shipping costs, de transportkosten indien van toepassing voor de ontvanger
  • Insurance costs, de verzekeringskosten indien van toepassing voor de ontvanger
  • Other costs, de overige kosten indien van toepassing voor de ontvanger
  • Total declared Value, het totaal van de hierboven genoemde waardes en kosten minus de discount. De Total Declared Value moet altijd hoger zijn dan één euro. Een zakelijke zending kan namelijk niet zonder waarde worden verstuurd. Daarbij dient de waarde van de zending reëel te zijn. Bij twijfel kan de douane de zending stilleggen om informatie over de inhoud bij u op te vragen. Dit zal vertraging opleveren.

Signature

Hier zet u als verzender uw naam en handtekening, de bedrijfsnaam, uw functietitel en de datum van ondertekenen. 
Let op: een commerciële factuur dient altijd digitaal ingevuld te worden en mag niet handgeschreven zijn. Uitzondering hierop is 'Name en Signature', 'Company and Job Title' en Date'.

Als alle gegevens compleet zijn kunt u de factuur vijf keer uitprinten. U mag vier kopieën in een doculop op de zending plakken en één kopie meegeven aan de chauffeur. Als u meerdere pakketten in één zending verstuurd, is het aan te raden om op elk pakket minstens één kopie te bevestigen.

Wanneer u de commerciële factuur niet direct bij de boeking aanmaakt, adviseren we u om de factuur aan ons te mailen. Wij zorgen er dan voor dat de commerciële factuur (alvast) digitaal wordt verwerkt door de vervoerder. U weet dan zeker dat de commerciële factuur tijdig wordt behandeld door de douane. Zo kunt u eventuele vertraging voorkomen. Stuur ons daarom gerust een e-mail met daarin de commerciële factuur en uw referentienummer.

Paperless invoicing

Omdat de wereld in rap tempo digitaliseert zal de huidige wijze met 'de papieren commerciële factuur' binnen afzienbare tijd verdwijnen. Vervoerders en douanes zijn druk bezig met het inrichten en testen van een 'paperless' systeem. De eigen gemaakte commerciële facturen zullen dan verdwijnen. Het zal dan noodzakelijk worden de gegevens van uw zending op te geven tijdens het boekingsproces. Bij nieuwe ontwikkelingen zullen we u natuurlijk via onze nieuwsbrief informeren.

Voorbeeld en template

Hieronder vindt u een ingevuld voorbeeld en een lege template van een commerciële factuur. De lege template kunt u gemakkelijk invullen op uw computer. Nadat u deze heeft opgeslagen, kunt u de factuur uitprinten, op de verpakking plakken en aan ons mailen. 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 2